বাংলাদেশের সকল কোম্পানী The Registrar of Joint Stock Companies and Firms (RJSC) দ্বারা নিবন্ধিত ও নিয়ন্ত্রিত হয়। কোম্পানী তার কার্যক্রম সম্পর্কে নির্ধারিত সময়ে নির্ধারিত ফরমে RJSC কে অবহিত করে থাকে। তাই কোম্পানী গঠনের পরে কখন কোন ধরনের রিটার্ন RJSCতে জমা দিতে হয়, তা জেনে রাখা দরকার।
আর যেসকল কোম্পানী বাংলাদেশ স্টক এক্সচেঞ্জে নিবন্ধিত সেকল কোম্পানীগুলোকে RJSC ছাড়াও BSEC, DSE, CSE এর প্রণীত আইন ও অর্ডার মেনে চলতে হয়। এসকল প্রতিষ্ঠানসমূহের প্রতিষ্ঠান পরিচালনায় বিভিন্ন ধরনের নিয়ম নীতি মেনে চলতে এবং যথাসময়ে সেই বিষয়ে রিপোর্ট তৈরি করে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নিকট দাখিল করতে হয়। একটি প্রতিষ্ঠানের যতধরনের কমপ্লায়েন্স মেনে চলতে হয় এবং যত ধরনের রিপোর্ট বিভিন্ন নিয়ন্ত্রণ কর্তৃপক্ষের নিকট জমা দিতে হয় তার তালিকা ছকে প্রকাশ করা হলো।
Secretarial Compliance to Submit Return
বাংলাদেশের সকল ধরনের কোম্পানীকে Secretarial Compliance মেনে চলতে এবং ভবিষ্যতে বিভিন্ন জরিমানা থেকে পরিত্রাণ পেতে নিম্নোক্ত রিটার্নসমূহ নির্ধারিত সময়ে The Registrar of Joint Stock Companies and Firms (RJSC) তে জমা দিতে হবে। এছাড়াও যেসকল কোম্পানী বাংলাদেশ স্টক এক্সেচেঞ্জ এ নিবন্ধিত তাদেরকে আরও অতিরিক্ত কিছু রিপোর্ট ও রিটার্ন বাংলাদেশ স্টক এক্সচেঞ্জ কমিশন (BSEC) এবং দুই স্টক এক্সচেঞ্জ; ডিএসই ও সিএসই এর নিকট দাখিল করতে হয়। কোন কর্তৃপক্ষের নিকট কখন কোন রিটার্ন বা রিপোর্ট দাখিল করতে হয়, সেই বিষয়ে বিস্তারিত এখানে ছকে তুলে ধরা হলো।
কোম্পানীর কোম্পানী সেক্রেটারী বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি সহজেই তার Compliance Calendar মেনে যথাযথ সময়ে রিটার্ন বা রিপোর্টসমূহ যথাযথ কর্তৃপক্ষের নিকট দাখিল করতে পারবে।
⭐️⭐️⭐️ আমাদের সর্বশেষ আপডেট পেতে Google News এ Follow করুন ⭐️⭐️⭐️
Submission of Returns to RJSC
| Returns | Due Date | Form/Schedules | Reference |
|---|---|---|---|
| Annual Return | Within 21 days of General Meeting | Schedule-X | u/s 36 |
| Change in the structure of the share capital | Within 15 days | u/s 53 | |
| Filling of Annual Accounts (Balance Sheet and Profit & Loss) | Within 30 days of General Meeting with the annual return | 3 copies thereof | u/s 190 |
| Consent of Directors | Within 30 days of the General Meeting with the annual return | Form- IX | u/s 93 |
| Particulars of Directors | Within 14 days of any change in the structure of Directorship | Form- XII | u/s 115 |
| Intimation to auditors | Within 7 days from the appointment | Inform the auditors | u/s 210 |
| Auditors appointment | Auditors are to inform RJSC within 30 days of appointment as to acceptance/refusal | Form 23B | u/s 210 |
| Special/Extra Ordinary Resolution | Within 15 days of passing the resolution thereof | Form-VIII | u/s 88 |
| Creation of charges and satisfaction thereof | Within 21 days of creation/change of hypothecation/mortage/charges. Notification of payment of satisfaction also within 21 days | Forms – XVII, XIX & XXVII | u/s 159, 167, 172 |
| Return of Allotment | Within 60 days allotment | Form- XV | Form- XV |
Submissions of Returns to BSEC
| Law/Act | Returns/Statements | Requirement | Remarks |
|---|---|---|---|
| Monthly Reports | |||
| SEC Order | More than 10% shareholding report | Within 10th day of the following month | As per prescribed Format |
| Yearly/ Half-yearly/Quarterly Reports | |||
| DSE – 20(2) | Summarized list of Shareholders | Within 30 days from June and December end | |
| DSE – 36(9)(a) | Un-audited half-yearly accounts | Within one month of half-year end | (also Sec 13 of SEC Rules, 1987) – Send to all shareholders, Lenders |
| SEC Order | Notice of delivery of half-yearly accounts | Within 7 days of completion of dispatch to shareholders SEC, DSE and CSE | Notice in 1 Bengali & 1 English newspaper regarding completion of dispatch of the half-yearly accounts |
| SEC Order | Audited annual accounts | Within 134 days from year end | Audit within 120 days & submit within 14 days |
| SEC Notification | 1st Quarter ended Financial statements | Within 45 days after 1st quarter end | |
| SEC Notification | 3rd Quarter ended Financial statements | Within 30 days after 3rd quarter end | |
| AGM/EGM, Dividend, Record Date etc. | |||
| DSE 30 | Meeting for Accounts app. & Dividend declaration | Notify in advance | |
| SEC Order | Price Sensitive Information | Fax/Phone within 30 minutes of BOD meeting | Publish in 1 Bengali & 1 English Newspaper |
| CA/SEC Order | Notice of AGM | 21 days (as per Articles before the AGM) | Publish in Newspaper (annual report to dispatch to shareholders) |
| DSE 36(A)(4) | Notice of Book Closure/Record Date | 14 working date before Book Closure/Record Date | Publish in Newspaper (AGM notice including ‘notes’ to be published) |
| DSE 17(1) | Annual Report | 50 copies – 14 days before AGM | |
| SEC Order | Minutes of AGM/EGM | Within 14 days of meeting | |
| SEC Order | Dividend distribution schedule | Within 60 days (as per format) | |
| SEC Order | Dividend delivery report | Within 7 days after 30 days of AGM | |
| SEC Order | Audio Visual record of AGM | Within 3 working days after AGM | |
| Special Reports | |||
| SEC Order | Sale/Purchase of shares by Directors/Sponsor/Officers | 30 days before & within 7 days after sale/purchase | |
| DSE 43(7) | Sale/Purchase of shares by Director/Sponsor/Officers | 4 days before sale/purchase | In the prescribed Format |
| SEC Notification | Shareholding of Sponsor/Director and 10% & above | Monthly within 10th day of the month | |
| SEC Notification | Transfer of shares of Sponsor/Director/Official/Financial beneficiary | 7 days after transfer | |
Submission of Returns toward Stock Exchange
| Law/Act | Returns/Statements | Requirement | DSE | CSE | Remarks |
|---|---|---|---|---|---|
| Yearly/ Half-yearly Reports | |||||
| DSE – 20(2) | Summarized list of Shareholders | Within 30 days from June and December end | Y | Y | |
| DSE- 36(9)(a) | Un-audited half-yearly accounts | Within one month of half-year end | Y | Y | (also Sec 13 of SEC Rules, 1987) – Send to all shareholders, Lenders |
| SEC Order | Notice of delivery of half-yearly accounts | Within 7 days of completion of dispatch to shareholders, SEC, DSE and CSE | Notice in 1 Bengali & 1 English newspaper regarding of dispatch of the half-yearly accounts | ||
| SEC Order | Audited annual accounts | Within 134 days from year end | Y | Y | Audit within 120 days & submit within 14 days |
| DSE- 36(9)(b) | Annual accounts | Within 3 months from year end | N | Y | |
| SEC Notification | 1st Quarter ended Financial statements | Within 45 days after 1st quarter end | Y | Y | |
| SEC Notification | 3rd Quarter ended Financial statements | Within 30 days after 3rd quarter end | Y | Y | |
| AGM/EGM, Dividend Record Date etc | |||||
| DSE 30 | Meeting for Accounts appr. & Dividend declaration | Notify in advance | Y | Y | |
| SEC Order | Price Sensitive Information | Fax/Phone within 30 minutes of BOD meeting | Publish in 1 Bengali & 1 English Newspaper | ||
| CA/SEC Order | Notice of AGM | 21 days (as per Articles) before the AGM | Y | Y | Publish in Newspaper (annual report to dispatch to shareholders) |
| DSE 36(A)(4) | Notice of Book Closure/Record Date | 14 working date before Book Closure/Record Date | Y | Y | Publish in Newspaper (AGM notice including ‘notes’ to be published) |
| DSE 17(1) | Annual Report | 50 copies – 14 days before AGM | Y | Y | |
| DSE 20(1) | Minutes of AGM/EGM | Within 60 days of meeting | Y | Y | |
| SEC Order | Dividend distribution schedule | Within 60 days (as per format) | Y | Y | |
| SEC Order | Audio-Visual record of AGM | Within 3 working days after AGM | |||
| Special Reports | |||||
| SEC Order | Sale/Purchase of shares by Directors/Sponsor/Officers | 30 days before & within 7 days after sale/purchase | Y | Y | |
| DSE 43(7) | Sale/Purchase of shares by Director/Sponsor/Officers | 4 days before sale/purchase | Y | Y | In the prescribed Format |
| SEC Notification | Shareholding of Sponsor/Director and 10% & above | Monthly within 10th day of the month | |||
| SEC Notification | Transfer of shares of Sponsor/Director/Official/Financial beneficiary | 7 days after transfer | |||
শেষ কথা
আশা করি এই লেখাটি যারা কোম্পানীর সচিব পদে দায়িত্বরত আছেন তাদের জন্য একটি উপকারী পোস্ট। এখনই আপনার প্রতিষ্ঠানের কমপ্লায়েন্স ক্যালেন্ডারটি তৈরি করে ফেলুন এবং যথাযথ সময়ে যথাযথা কর্তৃপক্ষের নিকট সংশ্লিষ্ট রিটার্ন জমা দিয়ে ভবিষ্যত জরিমানা এড়িয়ে চলুন। আপনি যখন কোম্পানী কমপ্লায়েন্সগুলো সুন্দরভাবে মেনে চলতে পারবেন তখন আপনার প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রমও তরান্বিত হবে।